Ochrana osobních údajů

Společnost Reynaers Aluminium si bere vaše soukromí k srdci, a proto přijímá příslušná opatření k ochraně vašeho soukromí v souladu s nařízením EU o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (také známé jako „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“ nebo „GDPR“ ). Tímto oznámením o ochraně osobních údajů („Oznámení“) vás společnost Reynaers Aluminium chce informovat o shromažďování, používání a o ochraně vašich osobních údajů, když:

1. Používáte a komunikujete s námi prostřednictvím našich webových stránek;
2. Komunikujete s námi prostřednictvím e-mailu, telefonu, sociálních médií, VOIP nebo jiných digitálních komunikačních kanálů;
3. Jste se přihlásili k odběru a odebírate naše zpravodaje, propagační sdělení nebo jiné marketingové materiály;
4. Se setkáváte s námi na veletrzích, konferencích a podobných akcích;
5. Jste nebo zastupujete jedného z našich zákazníků nebo dodavatelů

Pokud se chcete dozvědět více o způsobu, jakým používáme soubory cookie a podobné technologie sledování, laskavě vás odkazujeme na naše oznámení o souborech cookie.

Toto Oznámení můžeme pravidelně a podle vlastního uvážení měnit. Když tak učiníme, zpřístupníme vám aktualizovanou verzi prostřednictvím našich webových stránek. Pokud se jakákoli taková změna týká zpracovatelské činnosti, pro kterou jsme vás požádali o souhlas, budete požádáni o opětovný souhlas s aktualizovanou verzí tohoto oznámení. Upozorňujeme, že naše webové stránky mohou obsahovat odkazy na jiné stránky a služby. Nejsme odpovědní za postupy ochrany osobních údajů, prohlášení o ochraně osobních údajů nebo obsah týkající se těchto jiných stránek.

Reynaers Aluminium NV, společnost založená a existující podle belgických zákonů, se sídlem na ulici Oude Liersebaan 266, v 2570 Duffel, v Belgii a je registrovaná v obchodním rejstříku RPR/RPM Antverpy, divize Antverpy pod registračním číslem (DPH) (BE)0437.278. 077 odpovídá za zpracování vašich osobních údajů, jak je zde popsáno.

V případě dotazů týkajících se obsahu tohoto Oznámení nebo způsobu zpracování vašich osobních údajů, jak je zde popsáno, můžete nás kontaktovat zasláním e-mailu na adresu privacy@reynaers.com.

Když navštívíte naše webové stránky, vyplníte kontaktní formulář nebo jinak interagujete s některou z našich webových stránek, budeme shromážďovat a zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Údaje o elektronické komunikaci (např. IP adresa, typ prohlížeče a operační systém, nastavení časového pásma, časová razítka atd.)
• Kontaktní údaje a jakékoli další informace, které se s námi rozhodnete sdílet prostřednictvím webových stránek (např. jména, e-mailové adresy, profesní informace atd.)

Zpracováváme tyto osobní údaje, abychom vám umožnili používat naše webové stránky bezpečným způsobem, na který se v našem oprávněném zájmu spoléháme při zpřístupnění našich webových stránek pro veřejnost. Osobní údaje související s vaší návštěvou webových stránek jsou uchovávány po dobu trvání vaší návštěvy až do 36 měsíců poté, aniž jsou dotčeny další doby uchovávání, které byly stanoveny v oznámení o souborech cookie.

Tyto osobní údaje shromažďujeme také pro statistické účely a pro zlepšování našich webových stránek. Pro tyto účely se spoléháme na náš oprávněný zájem, abychom mohli neustále zlepšovat naše webové stránky, obsah na nich distribuovaný a na naši nabídku produktů a služeb. Osobní údaje shrnuté ve statistikách jsou neidentifikovatelné a budou uchovávány po neomezenou dobu.

Zpracováváme informace, které se rozhodnete zanechat na našich webových stránkách, abychom odpověděli na vaše dotazy a poskytli vám funkce, kvůli kterým jste s webovými stránkami pracovali. Pro oba tyto účely se spoléháme na náš oprávněný zájem, abychom mohli komunikovat s návštěvníky našich webových stránek a poskytovat jim funkce, které by rádi používali. Osobní údaje, které zanecháte na našich webových stránkách, jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k tomu, abychom mohli odpovědět na váš dotaz nebo vám poskytnout funkcionalitu. Pokud se váš dotaz stane součástí našeho trvalého obchodního vztahu, uchováme jej po dobu, kdy budete naším zákazníkem, a 5 let poté.

Vaše osobní údaje sdílíme s našimi poskytovateli IT, poskytovateli marketingových služeb a členskými společnostmi naší skupiny.

Když s námi komunikujete prostřednictvím e-mailu, telefonu, sociálních médií, VOIP nebo jiných digitálních komunikačních kanálů, budeme shromažďovat a zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Údaje o elektronické komunikaci (např. IP adresy, údaje související s komunikačními prostředky, které používáte, atd.)
• Kontaktní údaje (např. vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, kontaktní pseudonymy atd.)
• Obsah vaší komunikace (např. e-mailová zpráva, zpráva odeslaná prostřednictvím sociálních médií, která může také obsahovat omezené údaje o profilu, shrnutí telefonního hovoru atd.)
• Podrobnosti týkající se osoby, se kterou na naší straně komunikujete
• Profesní informace (např. společnost, pro kterou pracujete, a vaše funkce)

Tyto osobní údaje zpracováváme, abychom s vámi komunikovali a odpovídali nebo reagovali na dotazy nebo komentáře, které nám zašlete, pro běžné řízení vztahů se zákazníky a také pro zlepšení fungování našich zákaznických služeb a zlepšení našich produktů, služeb a procesů. Spoléháme se na náš oprávněný zájem komunikovat s ostatními jako součást naší běžné každodenní činnosti a neustále zlepšovat, jak fungujeme. Berete na vědomí, že bychom nemohli odpovídat na vaše dotazy ani s vámi komunikovat, pokud bychom tyto osobní údaje zpracovávat neměli. Tyto osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytně nutnou k vyřízení dotazu nebo komentáře a po dobu až jednoho roku poté.

Vaše osobní údaje budeme sdílet s našimi poskytovateli marketingových, IT a komunikačních služeb a s dalšími společnostmi v naší skupině.

Když se přihlásíte k odběru a odebíráte naše zpravodaje, propagační sdělení nebo jiné marketingové materiály, budeme shromažďovat a zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Kontaktní údaje (např. vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, kontaktní pseudonymy atd.)
• Předvolby komunikace (např. jaký typ marketingových materiálů byste chtěli dostávat)
• Profesní informace (např. společnost, pro kterou pracujete, a vaše funkce)

Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem zasílání našich newsletterů, propagačních sdělení nebo jiných marketingových materiálů a budeme tak činit pouze s vaším výslovným souhlasem, který můžete kdykoli odvolat. Vaše osobní údaje budeme uchovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte. Pokud jste nebo zastupujete stávajícího zákazníka, spoléháme se však na náš oprávněný zájem, abychom vám mohli zasílat naše marketingové materiály týkající se produktů a služeb, které jste si u nás dříve objednali. Z odběru našich marketingových sdělení se můžete kdykoli odhlásit. Vaše osobní údaje budou v tomto případě uchovávány po dobu, kdy jste zákazníkem nebo zastupujete zákazníka, a do pěti let poté.

Vaše osobní údaje budeme sdílet s našimi poskytovateli marketingových, IT a komunikačních služeb a s dalšími společnostmi v naší skupině.

Pokud se setkáte s některým z našich zástupců na veletrhu, konferenci nebo jiné akci nebo se zúčastníte akce, kterou pořádáme, budeme shromažďovat následující informace:

• Kontaktní údaje (např. vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, kontaktní pseudonymy, další informace uvedené na přihlašovacím formuláři nebo vizitce atd.)
• Osoba na naší straně, kterou jste potkali
• Interakce, které s námi máte na takové akci (např. v následně vytvořeném souhrnu)
• Předvolby komunikace (např. jaký typ marketingových materiálů byste chtěli dostávat)
• Profesní informace (např. společnost, pro kterou pracujete a vaše funkce)
• Vaše fotografie

Tyto osobní údaje jsou shromažďovány za účelem navázání a udržování obchodních vztahů a abychom se mohli úspěšně účastnit veletrhů, konferencí nebo podobných akcí, u kterých se spoléháme na náš oprávněný zájem být přítomni nebo takové veletrhy, konference nebo akce pořádat a zvát vás na ně. Vaše osobní údaje budeme uchovávat do doby, než zjistíme, že nás už obchodně nezajímáte, nebo do doby, kdy se stanete zákazníkem nebo ho zastupujete, do konce vašeho obchodního vztahu s námi a do pěti let poté.

Pokud bychom chtěli pořídit váš snímek speciálně pro jeho zveřejnění na jednom nebo více našich komunikačních kanálech, učiníme tak pouze s vaším výslovným souhlasem, který můžete kdykoli odvolat. Vaše osobní údaje budeme uchovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte.

Pokud budeme chtít použít vaše kontaktní údaje k zasílání marketingových materiálů a nejste dosud stávajícím zákazníkem, učiníme tak pouze s vaším výslovným souhlasem, který můžete také kdykoli odvolat. Vaše osobní údaje budeme uchovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte.

Vaše osobní údaje budou sdíleny s poskytovateli služeb, kteří nám pomáhají takové akce organizovat a udržovat, s našimi poskytovateli IT služeb, s fotografem, který pořizuje vaši fotografii, s poskytovateli služeb, kteří provozují a/nebo udržují naše komunikační kanály, a s dalšími společnostmi v naše skupina.

Když se ucházíte o jedno z našich volných míst, shromažďujeme následující osobní údaje:

• vaše jméno, pozice;
• vaše kontaktní údaje;
• pracovní zkušenost;
• školení a akademické osnovy;
• váš imidž;
• poznámky pořízené během pracovních pohovorů;
• akékoli další informace, které chcete uvést ve svém životopise a podpůrné komunikaci.

V zásadě se od vás neočekává, že nám poskytnete údaje týkající se zdraví nebo jiné podobně citlivé informace, jako je politická příslušnost, etnická příslušnost, rasa, sexuální preference, členství v odborech, náboženské nebo filozofické přesvědčení, genetická data nebo biometrické údaje. Pokud nám přesto takové informace poskytnete, výslovně souhlasíte s tím, abychom takové údaje obdrželi.

Pokud se k nám přihlásíte přímo prostřednictvím LinkedIn, StepStone nebo podobných online platforem, jsou tyto platformy zpočátku odpovědné za shromažďování a zpracování vašich osobních údajů. Další informace o tom, jak tyto platformy zpracovávají vaše osobní údaje, naleznete v oznámeních o ochraně osobních údajů těchto platforem. Upozorňujeme však, že s těmito platformami neneseme společnou odpovědnost s ohledem na různé účely zpracování.

Pokud se přihlásíte prostřednictvím personální agentury, personální agentura je zpočátku správcem údajů, dokud neobdržíme vaše osobní údaje za účelem vyhodnocení vaší žádosti. Další informace o tom, jak náborová společnost zpracovává vaše osobní údaje, naleznete v oznámení o ochraně osobních údajů příslušné náborové společnosti. Vzhledem k různým účelům zpracování však nejsme společně odpovědní s personální agenturou.

Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem vyhodnocení vaší žádosti. Toto zpracování je nezbytné pro uzavření případné pracovní smlouvy s vámi. Berete na vědomí, že bychom vaši žádost nemohli posoudit, pokud bychom tyto osobní údaje zpracovávat neměli. Pokud na konci náborového procesu nebudete vybráni, ale přejeme si zachovat váš profil pro budoucí příležitosti, požádáme vás o výslovný souhlas. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat.

Vaše osobní údaje zpracováváme také za účelem sledování a zlepšování našeho náborového procesu, u kterého se spoléháme na oprávněný zájem zlepšit naše procesy.

U uchazečů, kteří se přihlásili prostřednictvím personální agentury, uchováváme osobní údaje po dobu minimálně dvanácti (12) měsíců.

Osobní údaje všech uchazečů, kteří jsou pozváni na pohovor, uchováváme po dobu jednoho roku od první přihlášky. Děláme to proto, abychom se mohli podívat na vaše předchozí pohovory pro případ, že byste se k nám později znovu přihlásili.

Pokud jste souhlasili s uchováváním vašich údajů pro budoucí příležitosti, budeme takové údaje uchovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte. Osobní údaje, které shromažďujeme, když se ucházíte o jedno z našich volných míst, sdílíme s následujícími stranami:

• vy
• poskytovatelé IT služeb;
• poskytovatelé HR služeb;
• další společnosti v rámci naší skupiny;
• Vláda, pokud to vyžaduje zákon.

Pokud jste nebo zastupujete jednoho z našich dodavatelů nebo zákazníků, shromažďujeme a zpracováváme následující osobní údaje:

• Kontaktní údaje (např. vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, kontaktní pseudonymy atd.)
• Vaše interakce s námi (např. jakákoli obchodní komunikace)
• Podrobnosti týkající se vašich objednávek, služeb a/nebo produktů
• Profesní informace (např. společnost, pro kterou pracujete, a vaše funkce)

Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem:

• umožnit nám provést následnou kontrolu smlouvy;
• dokončit objednávkové a fakturační procesy;
• řídit vztahy se zákazníky a dodavateli.

Je naším oprávněným zájmem, abychom mohli zpracovávat vaše osobní údaje v rámci běžného řízení vztahů. Pokud jste jediným dodavatelem, spoléháme na potřebu zpracovávat tyto osobní údaje pro plnění naší smlouvy s vámi. Berete na vědomí, že bychom nebyli schopni splnit a plnit smlouvu, kterou máme s vámi nebo vaším zaměstnavatelem, pokud bychom tyto osobní údaje zpracovávat nemohli. Výše uvedené osobní údaje budou uchovávány v identifikovatelné podobě po dobu deseti (10) let po ukončení našeho vztahu s vámi nebo vaším zaměstnavatelem/klientem, pokud od vašeho zaměstnavatele/klienta neobdržíme dřívější oznámení, že jste změnili pozici nebo již nejste zaměstnáni/ zaměstnaný tímto zaměstnavatelem/klientem.

Vaše osobní údaje budou sdíleny s:

• poskytovatelé IT služeb;
• inkasní agentury, soudní exekutoři a poskytovatelé právních služeb v případě neplacení nebo problémů;
• účetní, firemní auditoři, poskytovatelé odborných služeb, banky a platební instituce;
• další společnosti v rámci naší skupiny.

i) Zákonné povinnosti a oprávněné požadavky

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem splnění zákonných povinností, jakož i pro splnění oprávněného požadavku kompetentních úředníků nebo zástupců policie, soudních orgánů, státních orgánů či agentur, včetně orgánů pro ochranu osobních údajů, u kterých se spoléháme na naše zákonné závazky.

Vaše osobní údaje budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou ke splnění našich zákonných povinností. Vaše osobní údaje budou sdíleny s kompetentními úředníky nebo zástupci policie, soudních orgánů, státních orgánů nebo agentur, kterým jsme povinni z naší zákonné povinnosti osobní údaje poskytnout.

ii) Fúze a akvizice

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem přípravy a realizace firemních transakcí, jako jsou fúze, akvizice nebo rozdělení, u kterých se spoléháme na náš oprávněný zájem na uzavření takových transakcí. Berete na vědomí, že u takových obchodních transakcí se může změnit identita správce. Vaše osobní údaje budeme uchovávat tak dlouho, jak to bude nutné k řádnému informování stran zúčastněných na transakci, a tak dlouho, jak to bude nutné k tomu, aby bylo možné další zpracování nabývající stranou po transakci.

Osobní údaje, které shromažďujeme a zpracováváme, když připravujeme nebo provádíme obchodní transakci, sdílíme s následujícími stranami:

• poskytovatelé IT služeb;
• strany zapojené do přípravy a realizace transakce;
• Poskytovatelé právních a odborných služeb, včetně právníků a obchodních bank, pomáhající stranám;
• veřejné orgány, které mají být informovány o transakci;
• další společnosti v rámci naší skupiny, které jsou přímo nebo nepřímo zapojeny do transakce.

iii) Obhajoba v soudních sporech a řízeních

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem obhajoby ve sporech a soudních či jiných řízeních, jakož i za účelem shromažďování důkazů a přípravy naší obhajoby, u které spoléháme na náš oprávněný zájem, abychom se za takových okolností mohli bránit. Vaše osobní údaje budeme uchovávat tak dlouho, jak to bude nutné s ohledem na jakékoli hrozící nebo probíhající řízení a dokud neuplynou všechny odvolací a promlčecí lhůty.

Osobní údaje, které shromažďujeme a zpracováváme při přípravě a provádění naší obrany, sdílíme s následujícími stranami:

• poskytovatelé IT služeb;
• znalci a právní experti;
• poskytovatelé právních a odborných služeb, včetně právníků a soudních vykonavatelů;
• soudní orgány nebo správní orgány, které potřebují být informovány o sporu nebo řízení;
• jiné společnosti v rámci naší skupiny přímo či nepřímo zapojené do sporu nebo řízení.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme do jiných zemí mimo Evropský hospodářský prostor. Kdykoli bude takový převod nezbytný pro jeden nebo více zde uvedených účelů zpracování, zavedeme nezbytná ochranná opatření, jako jsou dohody založené na standardních smluvních doložkách Evropské komise.

Právo na přístup – Máte právo požadovat přístup ke všem osobním údajům, které o vás zpracováváme. Abychom mohli vyhovět této žádosti, musíte vysvětlit, ke kterým osobním údajům chcete mít přístup. Vyhrazujeme si právo účtovat administrativní poplatek za několik po sobě jdoucích žádostí. Vyhrazujeme si také právo odmítnout žádosti, které jsou zjevně neopodstatněné nebo nepřiměřené.

Právo na opravu – Máte právo požadovat bezplatnou opravu osobních údajů, které jsou nepřesné. Pokud je podána žádost o opravu, musí být k ní přiložen doklad o nepřesnosti údajů, pro které je oprava požadována.

Právo na výmaz – Máte právo požádat o výmaz svých osobních údajů, pokud (a) odvoláte svůj souhlas a nezůstane žádný jiný právní důvod pro zpracování; (b) jsme ze zákona povinni je vymazat; (c) úspěšně jste uplatnili své právo vznést námitku; (d) již nejsou potřebné s ohledem na výše popsané účely nebo (e) zpracování je nezákonné. Měli byste však vzít na vědomí, že žádost o smazání posoudíme na základě:

a) naše převažující zájmy nebo zájmy třetí strany, pokud to umožňuje zákon;

b) zákonné nebo regulační povinnosti nebo vládní nebo soudní příkazy.

Namísto výmazu nás můžete také požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů, pokud (a) popíráte přesnost těchto údajů, (b) zpracování je nezákonné nebo (c) údaje již nejsou potřebné pro k výše popsaným účelům, ale potřebujete ji k obhajobě v soudním řízení.

Právo vznést námitku – máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, musíte však vysvětlit vážné a oprávněné důvody týkající se vašich konkrétních okolností, které takovou námitku odůvodňují. Toto vysvětlení není nutné, pokud nesouhlasíte se zpracováním vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu.

Právo na přenositelnost údajů - Máte právo vyžádat si kopii osobních údajů, které jste nám poskytli digitálně se svým souhlasem nebo pro plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo odvolat souhlas – Pokud jste dříve udělili souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, můžete jej kdykoli odvolat.

Jak uplatnit svá práva – Pokud si přejete podat žádost o uplatnění jednoho nebo více z výše uvedených práv, zašlete prosím e-mail na adresu privacy@reynaers.com ohledně všech záležitostí týkajících se práv subjektů údajů. E-mail s žádostí o uplatnění práva nelze vykládat jako souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, pokud toto zpracování přesahuje rámec toho, co je nezbytné pro vyřízení vaší žádosti.

V žádosti musí být jasně uvedeno a specifikováno, jaké právo chcete uplatnit, a důvody, proč tak činíte, pokud to vyžaduje zákon. Žádost musí obsahovat také datum a váš podpis a musí k němu být přiložena digitálně naskenovaná kopie vašeho platného občanského průkazu prokazujícího vaši totožnost. Žádáme o to, abychom zabránili zneužití vašich práv neoprávněnými osobami.

O přijetí této žádosti vás budeme neprodleně informovat. Pokud se ukáže, že žádost je opodstatněná, uvědomíme vás co nejdříve, nejpozději však do třiceti (30) dnů od obdržení žádosti. Pokud máte stížnost týkající se zpracování vašich osobních údajů námi, můžete nás vždy kontaktovat na e-mailové adrese uvedené v prvním odstavci tohoto článku.

Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí, můžete podat stížnost příslušnému úřadu pro ochranu údajů, konkrétně belgickému úřadu pro ochranu údajů (https://www.dataprotectionauthority.be/citizen).